Notulen template om direct te gebruiken

Template voor een gewoon overleg

Dit sjabloon past bij een teamoverleg, projectvergadering of MR-vergadering. Elk agendapunt heeft dezelfde drie onderdelen: toelichting, bespreking en besluit. Onderaan staan een besluitenlijst en een actielijst, zodat niemand de hele tekst hoeft te lezen om te weten wat er moet gebeuren.

NOTULEN [naam overleg]

Datum:          [dd-mm-jjjj]
Tijd:           [van] tot [tot]
Locatie:        [ruimte / Teams / Google Meet]
Voorzitter:     [naam]
Notulist:       [naam]
Aanwezig:       [namen]
Afwezig (met bericht): [namen]

1. Opening en vaststellen agenda
   [Wie opent, wijzigingen in de agenda.]

2. Notulen vorige vergadering
   [Vastgesteld zonder wijzigingen / vastgesteld met deze wijzigingen: ...]
   [Stand van de actiepunten van vorige keer: zie actielijst.]

3. [Agendapunt]
   Toelichting: [Wie bracht het in, wat is de vraag.]
   Bespreking: [Kern van de discussie in een paar zinnen. Standpunten,
   geen letterlijk verslag. Noem namen alleen als het ertoe doet.]
   Besluit: [Wat is besloten, zo concreet mogelijk. Of: geen besluit,
   komt terug op (datum).]

4. [Agendapunt]
   Toelichting:
   Bespreking:
   Besluit:

5. Rondvraag
   [Naam]: [vraag of mededeling, en het antwoord.]

6. Sluiting
   [Tijd van sluiting. Volgende vergadering: datum, tijd, locatie.]

BESLUITENLIJST
B1. [datum] [besluit]
B2. [datum] [besluit]

ACTIELIJST
Nr.  Actie                          Wie        Deadline    Status
A1.  [wat moet er gebeuren]          [naam]     [datum]     open
A2.  [wat moet er gebeuren]          [naam]     [datum]     open

Het Word-bestand bevat beide sjablonen van deze pagina, met kopjes en tabellen die je direct kunt invullen.

Korte variant: besluitenlijst voor bestuur of vereniging

Een bestuursvergadering, de ledenvergadering van een vereniging of een VvE legt vaak alleen vast wat er besloten is. Een besluitenlijst is korter, sneller goed te keuren en minder gevoelig voor discussie over wie wat zei. Zet bij elk besluit de stemming als er gestemd is, en houd toezeggingen apart bij. Een gemeenteraad heeft daarnaast vaste regels in het Reglement van Orde van die gemeente; volg dat reglement als het iets anders voorschrijft.

BESLUITENLIJST [bestuur / vereniging / commissie]
Vergadering van [dd-mm-jjjj], [locatie]
Aanwezig: [namen]   Afwezig: [namen]   Voorzitter: [naam]

Agendapunt   Onderwerp                 Besluit                          Stemming
1            Vaststellen agenda         Vastgesteld                      -
2            Besluitenlijst [datum]     Vastgesteld                      -
3            [onderwerp]                [besluit, met bedrag of datum]   [unaniem / x voor, y tegen]
4            [onderwerp]                [besluit]                        [stemming]

Toezeggingen
T1. [naam] zegt toe [wat] voor [datum].

Ter kennisgeving aangenomen
- [stuk of mededeling]

Vastgesteld in de vergadering van [datum].
[naam voorzitter]                    [naam secretaris]

Zo schrijf je goede notulen

Besluiten en actiepunten zijn twee verschillende dingen

Een besluit is een keuze van de groep: "Het budget voor de zomerborrel wordt €400." Een actiepunt is werk voor één persoon met een datum: "Sanne vraagt drie offertes op, voor 1 juni." Een actiepunt zonder naam wordt door niemand gedaan. Een besluit zonder datum of bedrag leidt bij de volgende vergadering tot dezelfde discussie.

Zakelijk, niet letterlijk

Notulen zijn bijna altijd zakelijk: de kern van de bespreking in eigen woorden. Een letterlijk verslag is alleen nodig waar elk woord telt, zoals een raadsvergadering, een hoorzitting of een tuchtzaak. Schrijf in de verleden tijd of in de tegenwoordige tijd, maar houd het overal hetzelfde. Laat meningen weg die niet tot het besluit hebben bijgedragen. Wie wil dat een opmerking letterlijk in de notulen komt, kan daar om vragen.

Verstuur binnen een paar dagen

Hoe eerder de notulen rondgaan, hoe beter mensen zich het gesprek herinneren en hoe sneller actiepunten worden opgepakt. Een vuistregel die veel organisaties hanteren is binnen een week, en de actielijst liefst dezelfde dag. Stuur een concept eerst naar de voorzitter als dat de gewoonte is.

Laat ze goedkeuren

In de volgende vergadering staan de notulen als agendapunt 2: vaststellen, eventueel met wijzigingen. Pas dan zijn ze definitief. Noteer de wijzigingen in de nieuwe notulen, niet door de oude stilletjes aan te passen.

Sneller notuleren met een transcript

Wie notuleert, doet twee dingen tegelijk: meedoen en meeschrijven. Met een opname hoeft dat niet meer. Murmel zet de vergadering om in een transcript met sprekers, en jij gebruikt dat als bron. Murmel schrijft de notulen niet zelf en maakt geen samenvattingen: het transcript is de grondstof, het sjabloon hierboven de vorm.

1. 1
   Leg de vergadering vastOnline: laat de notulist voor Teams en Google Meet aanschuiven. In een zaal: neem op met de knop Opnemen in de Studio, op een laptop of telefoon midden op tafel.
2. 2
   Geef de sprekers hun naamMurmel haalt de sprekers uit elkaar. Hernoem "Spreker 1" naar de voorzitter en zo verder, dan kun je in je notulen meteen zien wie wat inbracht.
3. 3
   Zoek per agendapunt de besluitenZoek in de editor op woorden als "besluiten", "akkoord", "afgesproken" of "wie pakt". Klik op een zin om dat stuk audio terug te luisteren als iets niet duidelijk is.
4. 4
   Vul het sjabloon inSchrijf per punt de bespreking in een paar zinnen en neem besluiten en acties letterlijk over waar dat kan. Bewaar het transcript als bijlage of in een project in Murmel, voor als er later discussie is over wat er gezegd is.

Een uur vergadering kost met losse credits €1,45 incl. btw; Basic kost €10,89 per maand incl. btw voor 12 uur. Zie prijzen. Meer over het proces op notulen maken.

Veelgestelde vragen