Transcriberen voor advocaten

Waar advocaten opnames voor gebruiken

• Cliëntgesprekken. Een intake of een bespreking van een concept-dagvaarding zit vol details: data, bedragen, namen. Met een transcript hoef je niet tegelijk te luisteren en te noteren, en kun je later precies terugzoeken wat de cliënt over een bepaalde datum zei.
• Getuigenverhoren en voorbereidende gesprekken. Gesprekken met getuigen of deskundigen ter voorbereiding van een procedure leg je woordelijk vast, zodat je verklaringen naast elkaar kunt leggen.
• Zittingen, alleen waar opnemen is toegestaan. In de rechtszaal mag je niet zomaar opnemen. Heb je toestemming, of gaat het om een opname die de rechtbank of een tuchtcollege zelf beschikbaar stelt, dan zet Murmel die om naar tekst. Het officiële proces-verbaal blijft leidend.
• Telefoon- en videogesprekken. Een bespreking via Teams of Google Meet laat je vastleggen door de notulist, die zichtbaar in de deelnemerslijst staat. Een opgenomen telefoongesprek upload je als bestand.

Beroepsgeheim en AVG: waarom de plek van verwerking telt

Wat een cliënt je vertelt valt onder je geheimhoudingsplicht (zie artikel 10a en 11a van de Advocatenwet en de regels van de Nederlandse orde van advocaten). Een opname daarvan naar een dienst sturen waarvan je niet weet waar de audio heen gaat, past daar slecht bij. Bij Murmel is de keten kort en uit te leggen: audio, transcripten, account en betalingen worden verwerkt en opgeslagen in Nederland, bij Nederlandse partijen waarmee verwerkersovereenkomsten zijn gesloten. Google ziet alleen websitestatistieken, nooit je audio of transcripten. Opnames worden niet gebruikt om het model te trainen, tenzij je daar zelf voor kiest.

Even belangrijk is hoe lang een opname blijft bestaan. Standaard blijft alles staan tot je het zelf verwijdert. Je kunt ook instellen dat opnames en transcripten automatisch verdwijnen na 1, 7, 30 of 90 dagen of na een jaar. Een werkwijze die veel kantoren zullen herkennen: transcript exporteren naar Word, in het dossier opslaan, en de opname bij Murmel na 7 dagen laten verdwijnen. Dan staat het stuk op één plek, in je eigen dossiersysteem.

Juridische termen goed gespeld

Een model dat "verzet" als "verset" schrijft of de naam van je cliënt telkens anders spelt, kost je correctietijd. In de woordenlijst zet je de woorden die Murmel moet herkennen: namen van partijen en getuigen, plaatsnamen, en begrippen als "kort geding", "conclusie van antwoord", "akte uitlating productie" of "wraking". Die lijst geldt voor elke volgende opname, dus je vult hem één keer per dossier aan.

Woordelijk voor bewijs

Voor een verklaring die als bewijs kan dienen telt niet alleen wat iemand bedoelde, maar wat hij letterlijk zei. Het verschil tussen een leesbaar en een volledig woordelijk transcript staat uitgelegd op wat is verbatim transcriberen. Murmel levert een transcript met sprekers en tijdcodes. In de editor klik je op een woord en hoor je precies dat fragment terug, zodat je aarzelingen, onderbrekingen en twijfelachtige passages zelf controleert en aanvult voordat het stuk het dossier in gaat.

Eerlijk: wanneer je beter een typist inschakelt

Heb je een transcript nodig dat een ander namens jou controleert en dat je zonder eigen nalezing kunt indienen, of is de opname zo slecht dat zelfs een mens moeite heeft, dan is een menselijk transcriptiebureau de betere keuze. Nederlandse bureaus rekenen volgens hun openbare tarieven ruwweg €1,10 tot €2,00 per audiominuut en leveren binnen 5 tot 10 werkdagen. Murmel kost €1,45 per uur audio met losse credits (incl. btw) en is binnen minuten klaar, maar het nalezen doe je zelf. De afweging staat uitgewerkt in Murmel of een transcriptiebureau. Veel kantoren combineren: Murmel voor het dagelijkse werk, een bureau voor dat ene stuk dat foutloos en extern gecontroleerd moet zijn.

Wat het kost

Een advocaat met tien cliëntgesprekken van een uur per maand zit ruim binnen Basic: €10,89 per maand incl. btw voor 12 uur, maandelijks opzegbaar en te beginnen met een proefperiode van 14 dagen. Neem je maar af en toe iets op, dan zijn losse credits handiger: vanaf €6,05, zes maanden geldig. Voor een kantoor met meerdere advocaten is er een teamaccount met gedeelde minuten, één factuur en een verwerkersovereenkomst; zie prijzen of neem contact op.

Veelgestelde vragen