Raads- en commissievergaderingen uitgewerkt

Voor welke vergaderingen

• Gemeenteraad en raadscommissies. Het verslag of de besluitenlijst moet kloppen met wat er gezegd is, ook bij een lang debat over de begroting.
• Provinciale Staten en algemeen bestuur van een waterschap. Zelfde patroon: veel sprekers, vaste agenda, een verslag dat wordt vastgesteld.
• Ondernemingsraad. De overlegvergadering met de bestuurder, waarvan het verslag later de basis is voor afspraken. Hier gaat het vaak om vertrouwelijke onderwerpen, dus een korte bewaartermijn is verstandig.
• Besturen en raden van toezicht. Ook kleinere besturen van stichtingen en verenigingen die notulen moeten vastleggen.

Deze pagina gaat over verslaglegging van vergaderingen. Voor de bredere vraag waarom overheidsorganisaties kiezen voor een dienst die in Nederland draait, zie transcriberen voor de overheid.

Van opname naar verslag

1. 1
   Haal de opname opDe meeste raden zenden uit via een raadsinformatiesysteem. Download daar de opname. Een video van vier uur kan groter zijn dan 1 GB; exporteer dan alleen het geluid als mp3 of m4a, dat is veel kleiner. Op hogere abonnementen is 2 GB per bestand toegestaan.
2. 2
   Upload in één keerOpnames langer dan drie uur worden automatisch in delen geknipt en volledig verwerkt; je hoeft zelf niets op te splitsen. Een uur audio is in minder dan een minuut klaar, dus ook een lange avond staat binnen enkele minuten in je Studio.
3. 3
   Geef sprekers een naamSprekerherkenning staat altijd aan. Hernoem "Spreker 1" naar "Voorzitter" en de andere sprekers naar de namen van raadsleden en wethouders. De naam wordt overal in het transcript aangepast.
4. 4
   Schrijf het verslagZoek op agendapunt of motie, klik op een passage om die terug te horen, en schrijf het verslag of de besluitenlijst. Exporteer het transcript naar Word als werkdocument naast je notulen.

Namen, straten en projecten goed gespeld

In een raadsvergadering vallen namen die geen algemeen model kent: de achternamen van raadsleden, wijken, straten, de naam van een herontwikkelingsproject of een lokale partij. Zet ze één keer in de woordenlijst en ze staan in elke volgende vergadering goed. Begin bijvoorbeeld met de raadsledenlijst van de website en de wijknamen uit de begroting.

Openbaarheid, Woo en bewaartermijn

Openbare vergaderingen en hun verslagen zijn openbaar, maar een transcript is vaak een werkdocument. Spreek intern af wat ermee gebeurt: blijft het bewaard naast het vastgestelde verslag, of verdwijnt het zodra het verslag is vastgesteld? Een document dat je bewaart kan onder een Woo-verzoek vallen, dus het helpt als die keuze bewust is gemaakt. In Murmel stel je de bewaartermijn daarop in: bewaren tot je het zelf verwijdert, of automatisch verwijderen na 1, 7, 30 of 90 dagen of een jaar. Murmel is geen archiefsysteem; het vastgestelde verslag hoort in je eigen archief.

Voor besloten vergaderingen en OR-overleg geldt dat nog sterker. De opname wordt verwerkt en opgeslagen in Nederland en niet gebruikt voor training, en met een termijn van 7 dagen is hij weg zodra het verslag af is.

Hybride vergaderen

Vergadert een commissie of OR via Teams of Google Meet, dan kan de notulist aanschuiven. Die staat zichtbaar in de deelnemerslijst, moet worden toegelaten en stopt met één knop. Zoom wordt door de notulist niet ondersteund; een Zoom-opname upload je als bestand.

Wat het kost

Een commissievergadering van drie en een half uur kost met losse credits ongeveer €5,08 incl. btw. Met Basic (€10,89 per maand incl. btw, 12 uur) verwerk je zo drie vergaderingen per maand. Een griffie met meerdere medewerkers kiest een teamaccount met gedeelde minuten. Voor gemeenten, provincies en waterschappen zijn betaling op factuur, een verwerkersovereenkomst en hulp bij een DPIA mogelijk; neem contact op. Alle tarieven op prijzen.

Veelgestelde vragen