Transcriberen voor HR

Eerst: mag je dit opnemen?

Een opname van een gesprek met een kandidaat of medewerker bevat persoonsgegevens. Onder de AVG heb je daarvoor een grondslag nodig en moet de ander weten wat je met de opname doet. Tegelijk zit er in een arbeidsrelatie, en zeker in een sollicitatie, een ongelijke verhouding: iemand durft niet snel nee te zeggen. Toestemming is daardoor alleen geldig als nee zeggen echt kan, zonder gevolgen. Overleg bij twijfel met je functionaris gegevensbescherming of privacyjurist.

Een werkwijze die je goed kunt uitleggen:

• Vertel het vooraf. Zet in de uitnodiging dat je het gesprek graag opneemt, waarvoor (een nauwkeurig verslag) en hoe lang de opname blijft bestaan.
• Vraag uitdrukkelijk toestemming. Vraag het aan het begin opnieuw, zodat het op de opname staat. Zegt iemand nee, dan maak je gewoon aantekeningen.
• Bewaar kort. Stel in Murmel in dat opnames en transcripten na 7 dagen automatisch worden verwijderd. Het verslag dat je eruit maakt, bewaar je volgens je eigen beleid.
• Gebruik het transcript alleen voor het verslag. Niet voor andere doelen dan je vooraf hebt genoemd.

Per soort gesprek

Sollicitatiegesprekken

Met een transcript kun je kandidaten na afloop eerlijker vergelijken: je leest terug wat iemand echt antwoordde op dezelfde vraag, in plaats van wat je je herinnert na vijf gesprekken op één dag. Een gesprek via Teams of Google Meet laat je vastleggen door de notulist, die zichtbaar in het gesprek zit. Een gesprek op locatie neem je op via het tabblad Opnemen in de browser.

Exitgesprekken

Exitgesprekken zijn het meest waard als je patronen ziet: drie vertrekkers in een jaar die over dezelfde werkdruk beginnen. Werk je de gesprekken uit en verwerk je de bevindingen in een geanonimiseerd overzicht, dan kan de opname zelf daarna weg. Zet de exitgesprekken in een apart project in het tabblad Opnames, zodat ze niet tussen ander werk staan.

Functioneringsgesprekken

Het verslag van een functioneringsgesprek tekenen beide partijen. Als het gebaseerd is op wat er echt gezegd is, voorkom je discussie over de formulering. Murmel schrijft het verslag niet voor je; het transcript is je bron, het verslag schrijf je zelf, bijvoorbeeld met een vast verslagformat.

Vertrouwenspersoon

Bij een melding bij de vertrouwenspersoon is terughoudendheid de regel. Neem alleen op als de melder dat zelf wil, bijvoorbeeld om zeker te weten dat zijn verhaal precies wordt vastgelegd. Kies dan de kortste bewaartermijn, 1 dag, en verwerk het verslag direct.

Waar de opname blijft

Bij Murmel worden audio en transcripten verwerkt en opgeslagen in Nederland, bij Nederlandse partijen waarmee verwerkersovereenkomsten zijn gesloten. Opnames worden niet gebruikt om het model te trainen, tenzij je daar zelf voor kiest. Dat maakt het makkelijker om in je privacyverklaring of de uitnodiging aan een kandidaat uit te leggen wat er met de opname gebeurt. Voor organisaties is een verwerkersovereenkomst met Murmel mogelijk via contact.

Wat het kost

Een gesprek van 45 minuten kost met losse credits ongeveer €1,09 incl. btw. Voert je team elke week meerdere gesprekken, dan is Basic (€10,89 per maand incl. btw voor 12 uur) of een teamaccount met gedeelde minuten handiger. Zie prijzen.

Veelgestelde vragen