Welke route past bij jou?
| Live met de notulist | Achteraf uit de Teams-opname | |
|---|---|---|
| Nodig | De vergaderlink | Een Teams-opname die je mag downloaden |
| Opnemen in Teams | Niet nodig | Moet aan staan bij je organisatie |
| Werkt ook als gast | Ja, als de organisator de notulist toelaat | Nee, gasten kunnen niet opnemen |
| Transcript klaar | Kort na afloop, in je Studio | Na downloaden en uploaden |
Route 1: de notulist live laten aanschuiven
Dit is de snelste route. Je hebt geen Teams-licentie met opnamerechten nodig en niemand hoeft na afloop een bestand te zoeken. De notulist voor Teams en Google Meet werkt met zakelijke links (teams.microsoft.com) en met links van persoonlijke Teams-accounts (teams.live.com).
- Kopieer de vergaderlinkOpen de uitnodiging in Outlook of in de Teams-agenda en kopieer de link achter Nu deelnemen aan de vergadering (Join the meeting now). Ben je al in de vergadering, dan vind je de link bij de vergadergegevens of via de knop om mensen uit te nodigen.
- Plak de link in MurmelGa in de Studio naar het tabblad Vergaderingen. Plak de link in het veld Vergaderlink en kies Nu deelnemen. Begint de vergadering later, kies dan Later inplannen en vul de starttijd in.
- Laat de notulist toe vanuit de lobbyIn Teams verschijnt "Murmel.nl transcriptie" in de wachtruimte. De organisator of een presentator klikt op Toelaten (Admit). Daarna staat de notulist zichtbaar in de deelnemerslijst.
- Vergader en stop wanneer je wiltDe notulist zegt niets en deelt geen scherm. Wil je eerder stoppen, gebruik dan de stopknop in het tabblad Vergaderingen.
- Open het transcriptNa afloop staat het transcript in je Studio, met sprekers uit elkaar gehaald, en krijg je een e-mail. Geef de sprekers hun echte naam en exporteer naar Word, PDF of tekst.
Route 2: achteraf vanuit de Teams-opname
Heeft iemand de vergadering in Teams opgenomen, dan kun je dat bestand gebruiken. Volgens Microsoft gelden een paar voorwaarden: opnemen vraagt een zakelijke Microsoft 365-licentie, de IT-beheerder van je organisatie moet opnemen hebben aangezet, en gasten of mensen van een andere organisatie kunnen een vergadering niet opnemen. Krijg je de opnameknop niet te zien, dan ligt het meestal aan die instelling en niet aan jou.
Waar Teams de opname bewaart
- Gewone vergadering (niet in een kanaal): in de OneDrive voor werk of school van de organisator, in de map Recordings. De opname verschijnt ook in de chat van de vergadering.
- Kanaalvergadering: in SharePoint, bij de bestanden van het team. De opname verschijnt in het kanaalgesprek en is een .mp4-bestand.
- Downloaden: standaard kan alleen de organisator (en eventueel een co-organisator) de opname downloaden. Ben je deelnemer, vraag de organisator dan om het bestand.
- Zoek de opnameOpen de chat van de vergadering (of het kanaal) en kies het tabblad Gedeeld (Shared). Je kunt ook in OneDrive naar de map Recordings gaan.
- Download het mp4-bestandSelecteer de opname, klik op Meer opties (de drie puntjes) en kies Downloaden (Download). Het bestand komt in je map Downloads.
- Upload het in MurmelGa in de Studio naar Spraak naar tekst en sleep het bestand op het vak "Sleep audiobestanden hierheen", of klik om het te kiezen. Mp4 wordt direct geaccepteerd; je hoeft de audio niet eerst los te halen. Zie ook mp4 naar tekst.
- Controleer en exporteerEen uur vergadering is meestal binnen een minuut verwerkt. Luister twijfelgevallen terug in de editor, hernoem de sprekers en exporteer.
Veelvoorkomende problemen
- De notulist blijft in de wachtruimte. Iemand met de rol organisator of presentator moet op Toelaten klikken. Staat niemand op de lobby te letten, dan wordt er niets opgenomen en gaan er ook geen minuten van je tegoed af.
- De notulist komt helemaal niet binnen. Sommige organisaties staan geen anonieme of externe deelnemers toe in Teams-vergaderingen. Vraag je IT-afdeling of dat bij jou zo is, of gebruik route 2.
- Geen opnameknop in Teams. Opnemen staat uit voor jouw account, of je doet mee als gast. Dat regelt de beheerder van de organisatie die de vergadering organiseert.
- Geen downloadoptie. Alleen de organisator kan standaard downloaden. Vraag hem of haar het bestand met je te delen.
- Opname verdwenen. Beheerders kunnen een vervaldatum instellen voor opnames. Volgens Microsoft krijgt de eigenaar een mail als een opname verloopt en kan die nog 90 dagen uit de prullenbak worden teruggehaald.
- Bestand te groot. Op Basic kun je bestanden tot 1 GB uploaden, op hogere abonnementen tot 2 GB. Is een lange video groter, kies dan in Teams voor een opname met alleen audio (Microsoft noemt die optie Audio only), of zie prijzen voor de grotere limiet.
Veelgestelde vragen
Kan Teams zelf niet transcriberen?
Teams heeft een eigen transcriptiefunctie, afhankelijk van je licentie en de instellingen van je organisatie. Murmel is een alternatief als je een transcript wilt dat in Nederland wordt verwerkt, met een eigen woordenlijst voor namen en vakjargon en exports naar Word, SRT of JSON.
Werkt de notulist ook als ik niet de organisator ben?
Ja. Je hebt alleen de link nodig. Wel moet iemand in de vergadering de notulist toelaten vanuit de wachtruimte.
Wat kost het?
Een vergadering telt per minuut, net als een upload. Basic kost €10,89 per maand incl. btw voor 12 uur. Zonder abonnement betaal je met losse credits €1,45 per uur incl. btw. Zie prijzen.
Hoe maak ik er notulen van?
Murmel levert het transcript, niet de notulen zelf. Met het notulen-template zet je besluiten en actiepunten er snel uit. Meer over het hele proces staat op notulen maken.